Il software MED&Corsi by Progettronica nasce dall’idea di voler tenere sotto controllo facilmente tutti i dati inerenti ai corsi aziendali ed alle visite mediche dei dipendenti. Soprattutto nelle medie e grandi aziende, che dispongono di un numero mediamente elevato di lavoratori. E spesso di un RSPP esterno a supporto oltre a un QHSE Manager interno.
I dipendenti devono appunto ottemperare a tutta una serie di corsi di aggiornamento obbligatori. Quali ad esempio il corso per la sicurezza. O quello dell’antincendio. O del primo soccorso. Oltre a dover sostenere alcune visite mediche, dalla semplice visita oculistica in su, a seconda delle varie mansioni svolte.
Vantaggi di una automatizzazione software
Tenere sotto controllo questi obblighi e scadenze, in presenza di molti dipendenti da verificare, può diventare molto oneroso. Sicuramente in termini di tempo investito nella mansione organizzativa di tutto quanto. Ma anche in termini di responsabilità. Poiché è necessaria una massima attenzione e precisione onde evitare di incorrere in sanzioni o problemi addirittura più gravi in caso di incidenti sul lavoro, anche penali.
Quali tipi di vantaggi può portare ad una azienda automatizzare la gestione dei corsi di formazione e delle visite mediche per mezzo della piattaforma MED&Corsi studiata e realizzata da Progettronica?
Vediamo i principali.
Storicizzazione su database
Uno dei più importanti benefici quando si adotta un software per organizzare una mansione aziendale è senz’altro il fatto che potranno essere eliminati i vari supporti cartacei o digitali (ad esempio file di word o excel) utilizzati in precedenza. Sicuramente ottimizzati al meglio ma comunque pur sempre portatori di dati che devono essere inseriti ogni volta manualmente. E spesso frammentari o disorganici, probabilmente a volte dispersivi e slegati tra loro semplicemente per la natura stessa di tali mezzi e metodi.
Con MED&Corsi, dopo una iniziale attività di inserimento dei dati, si avrà una storicizzazione di tutto su database. Ovvero qualsiasi dipendente, visita o corso di formazione sarà per sempre archiviato ed a disposizione per la consultazione del QHSE Manager ad esempio. O del personale stesso. Con evidenti vantaggi legati a tutta una serie di fattori.
Velocizzazione della consultazione
Sarà possibile ad esempio consultare in modo rapido e veloce qualsiasi dato inserito. Così come produrre in modo automatizzato i relativi documenti che vanno generati.
Vantaggio di velocità ed efficienza che sarà possibile mettere in campo anche in sede di visite ispettive degli enti preposti al controllo. Il funzionario troverà tutto in maniera rapida e sintetica (vedremo successivamente il capitolo “statistiche”, molto utile in questi frangenti). Una prerogativa non da poco, pure in termini di immagine aziendale, che ne risulterà sicuramente più moderna ed attenta alla questione.
Riduzione del margine di errore
Un ulteriore importantissimo miglioramento nelle procedure ricavato dall’adozione di MED&Corsi è indubbiamente quello legato alla riduzione degli errori legati alla gestione di tutta la normativa.
In effetti tenere “a mente” tutta la materia senza un supporto digitale strutturato dedicato potrebbe ingenerare un margine fisiologico di errore.
Non che i file di excel e word o le tabelle cartacee non soddisfino in pieno i requisiti di tenuta dei dati. Ma può senz’altro capitare di trascrivere manualmente in modo non corretto un nome, o una data, o una scadenza dovendolo fare continuamente a mano. O soprattutto si potrebbe incorrere in qualche dimenticanza, ingenerando una serie di sbagli sulle tempistiche delle visite mediche o dei corsi obbligatori del personale.
Riduzione dei costi di gestione
Il costo della licenza software MED&Corsi, che richiede di essere installata in un computer, consiste in un importo una tantum che potrà essere ammortizzato molto facilmente dall’azienda.
Infatti in breve tempo sarà possibile ridurre drasticamente i costi di gestione di tutta la procedura sia dei corsi di formazione ed aggiornamento dei dipendenti aziendali che delle relative visite mediche se dovute.
Ciò in quanto si ridimensioneranno moltissimo i tempi che dovranno essere dedicati alla materia dal dipendente preposto ad essa. Che potrà quindi occuparsi sia di questa tematica ma sicuramente anche di altro, perché appunto svolgerà la sua mansione molto più velocemente e con maggiore efficienza ed efficacia.
Personale informato
Infine ci piace mettere l’accento anche su un ultimo vantaggio che può derivare dall’adozione in azienda di MED&Corsi by Progettronica. Il personale infatti potrà essere sempre informato della propria posizione in merito ai corsi ed alle visite che dovrà sostenere semplicemente collegandosi al gestionale.
Chiaramente ogni dipendente potrà visionare solo la propria posizione e non avrà la possibilità di interagire o modificare alcunché (solo l’amministratore può inserire o modificare i dati).
Ad ogni modo, piccolo o grande che possa essere ritenuto questo “privilegio”, un dipendente informato risulta senz’altro più coinvolto nella realtà aziendale, oltre a non dover chiedere al QHSE Manager responsabile dei corsi/visite lo stato della propria posizione, con perdite di tempo da parte di tutti.
Ed il Responsabile della Sicurezza sul Lavoro?
L’apporto di un RSPP aziendale rimane ovviamente necessario ed importante in azienda. Ma MED&Corsi in effetti potrebbe tornare molto utile anche a lui, come supporto nel normale svolgimento delle sue funzioni.
Un responsabile della sicurezza esterno, munito di tale piattaforma di gestione, riuscirà veramente ad avere sotto controllo tutta la situazione delle svariate aziende che è chiamato a seguire. E potrà farlo in modo sistemico, organizzato, efficace, con margini di errori ridottissimi se non nulli. Tenendo archiviato nel proprio PC portatile un archivio di dati sempre aggiornato da portare con sé. Ed usufruendo di tante funzionalità al fine di automatizzare scadenze e appuntamenti.
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